Кто заверяет копии документов в организации: Полное руководство

Применение стандарта ГОСТ Р 7.0.97-2016 распространяется на документы организационно-распорядительного характера, такие как уставы, положения, правила, инструкции, регламенты, постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, договоры, акты, письма, справки и другие. Данный стандарт определяет необходимые элементы документа, их представление, в том числе с применением информационных технологий, различные виды бланков, компоновку реквизитов, образцы бланков и правила создания документов.

Учитывая особенности различных видов документов, предусмотрены два способа заверения копии в зависимости от цели ее использования. Эти изменения касаются также копий трудовых книжек, которые выдаются работникам.

Для подтверждения подлинности копии документа необходимо применить специальное отмечающее средство, которое свидетельствует о его соответствии оригиналу.

Для подтверждения подлинности копии требуется указание следующих данных: «верно»; наименование должности лица, удостоверившего копию; личная подпись; декодирование подписи (инициалы, фамилия); дата подтверждения копии документа).

Если нужно предоставить копию в другую организацию, помимо отметки о заверении копии, нужно указать где хранится оригинал документа («Оригинал документа находится в (название организации) в номере дела . за . год») и заверить ее печатью данной организации. При этом печать не должна перекрывать рукописную подпись лица, подписавшего документ, или должна быть размещена в специально отведенном месте, обозначенном «МП» («Место печати»).

Для подтверждения подлинности копии можно использовать специальную печать.

В новой версии добавились дополнительные разделы, такие как «Ссылки на нормативные документы» и «Основные требования к составлению документов», и приложение с образцом титульного листа.

В разделе «Ссылки на стандартные документы» указаны номера и названия соответствующих ГОСТов, связанных с содержанием предложенного стандарта.

В разделе «Основные принципы оформления документов» описаны ключевые моменты, которые необходимо учитывать при создании документов (использование шрифтов, интервалов, элементов форматирования, нумерация страниц и другие). Приведу пример:

— При написании текста, насчитывающего две страницы или более, следует присваивать номер второй и последующим страницам.

Номера страниц размещаются в центре верхнего поля страницы, с отступом не менее 10 мм от верхнего края.

Допускается писать на обеих сторонах листа. При создании двусторонних документов важно, чтобы ширина левого поля на передней стороне и правого поля на задней стороне листа были одинаковыми.

— для оформления документа лучше всего использовать следующие шрифты и размеры: Times New Roman размером 13 или 14, Arial размером 12 или 13, Verdana размером 12 или 13, Calibri размером 14 или аналогичные.

Отступ абзаца в документе составляет 1,25 сантиметра.

Междустрочный интервал в печатном документе составляет 1 — 1,5 интервала. Если документ будет уменьшен перед публикацией, междустрочный интервал увеличивается до двух интервалов.

— Текст в документе будет выравниваться по ширине листа, то есть по границам левого и правого полей. При расположении реквизитов угловым образом, максимальная длина самой длинной строки реквизита не должна превышать 7,5 см. При продольном расположении реквизитов, максимальная длина самой длинной строки реквизита не должна быть больше 12 см.

Корпоративным уставом компании может быть определено выделение определенных полей в документах, таких как «адресат», «заголовок к тексту» или «подпись», а также использование полужирного шрифта для отдельных фрагментов текста.

Учетные приказы и другие документы, содержащие нормы права, могут быть оформлены с использованием страницы с заголовком.

Чаще всего титульный лист используется при создании многостраничных документов, связанных с организационно-правовой сферой (например, правила, положения, инструкции, регламенты, стандарты и т. п.), а также при разработке программ, планов, отчетов и прочих документов.

Важно отметить, что новый стандарт ГОСТ Р 7.0.97-2016 не содержит определенных реквизитов, которые присутствовали в предыдущем ГОСТ Р 6.30-2003. Конкретно речь идет о реквизитах, таких как код организации (реквизит 04), основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица (реквизит 05), идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) (реквизит 06) и другие.

Необходимо отметить, что в последней редакции ГОСТа были внесены дополнительные элементы, среди которых можно выделить:

Наименование структурного подразделения, кто написал документ (по пункту 06 стандарта ГОСТ Р 7.0.97-2016);

Обязательно указывать наименование должности лица, составившего документ (по пункту 07).

В правом верхнем углу первой страницы проекта документа или письма, сопровождающего документ, ставится специальный знак, ограничивающий доступ к информации, подлежащей ограничению в соответствии с законодательством Российской Федерации (пункт 14). Организации обязаны использовать соответствующие грифы ограничения доступа, утвержденные в соответствии с законодательством и другими нормативными актами РФ, которые должны быть прописаны в локальных документах. Гриф ограничения доступа к документу включает специальное обозначение («Для служебного пользования», «Конфиденциально», «Коммерческая тайна» и т.п.), которое может содержать номер экземпляра документа и другую информацию в соответствии с законодательством РФ.

Информация о применении электронной подписи (как указано в пункте 23) служит для наглядного представления электронной подписи на цифровом документе. Согласно действующему законодательству Российской Федерации, эта информация включает в себя следующие данные: фразу «Документ подписан электронной подписью», номер сертификата ключа электронной подписи, полное имя владельца сертификата, а также срок действия ключа электронной подписи. Кроме того, информация об электронной подписи может содержать изображение герба, эмблемы государственного органа или организации, а также товарного знака или знака обслуживания в соответствии с действующим законодательством.

Разъяснения от прокурора: Прокуратура Рязанской области

Изучение действующих в настоящее время нормативных актов позволяет определить различные варианты:

2) Один из судей, участвующих в рассмотрении данного дела в коллегиальном порядке, имеет право официально подтвердить копию документа;

Документ может быть удостоверен органом, от которого он исходит, или другим лицом, имеющим информацию и признанным согласно статье 2 Федерального закона от 27.07.2006 г. №149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» как лицо, создавшее информацию самостоятельно или имеющее право регулировать доступ к информации на основании закона или договора по определенным признакам.

Существует специальная процедура, позволяющая удостоверить копию документа, аналогичную нотариальным действиям.

В соответствии с законами Российской Федерации о нотариате, нотариусы имеют право проводить различные нотариальные действия, включая удостоверение копий документов и выписок из них.

2) Представители местных органов самоуправления также могут выполнять определенные функции.

3) Дипломатические представители Российской Федерации, занимающие должности в консульствах, также имеют определенные права.

Согласно статье 1 законов о нотариате, органы местного самоуправления также могут проводить нотариальные действия.

1) Если нотариус отсутствует в поселении, уполномоченные лица местной администрации или глава поселения могут выполнять его обязанности.

Если нет нотариуса в населенном пункте на межселенной территории, то руководитель местной администрации муниципального района или уполномоченное лицо от местной администрации муниципального района обязаны выполнять нотариальные функции.

Если нотариуса нет в поселении, которое не является административным центром муниципального округа или городского округа, то уполномоченное лицо от местной администрации этого округа может заниматься нотариальными делами согласно своей должностной инструкции, если выполняет обязанности в данном поселении.

Прокуратура Железнодорожного района города Рязани принимала участие в разработке этого материала.

Ссылка на оригинальный текст без дополнительных материалов

• Вконтакте

Прокуратура Рязанской области

Выявлены нарушения в работе прокуратуры Рязанской области.

Дата и время обнаружения: 16:50, 7 октября 2022 года.

Какие лица должны заверить копии документов, представляемые в суд в качестве доказательств?

Изучение действующих нормативных актов позволяет выявить следующие варианты:

2) Один из судей, участвующих в рассмотрении дела в коллегиальном порядке, имеет право официально заверить копию документа;

Документ может быть подтвержден уполномоченным органом или другим лицом, обладающим соответствующей информацией и признанным согласно статье 2 Федерального закона от 27.07.2006 г. №149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» как лицо, создавшее информацию или имеющее право регулировать доступ к ней в соответствии с законом или договором на определенных основаниях.

Существует специальная процедура для подтверждения копии документа, аналогичная нотариальным действиям.

Согласно положениям статей 35, 37 и 38 Основ законодательства Российской Федерации о нотариате, нотариусы имеют право проводить нотариальные действия, включая подтверждение достоверности копий документов и выписок из них.

2) представители органов местного самоуправления;

3) Представители консульских учреждений Российской Федерации, которые работают в дипломатических миссиях.

Согласно пункту 4 статьи 1 Основ законодательства Российской Федерации о нотариате, право на совершение нотариальных действий предоставляется должностным лицам органов местного самоуправления.

1) В случае отсутствия нотариуса в данным поселении, уполномоченное должностное лицо местной администрации или глава поселения могут выполнять его функции.

При отсутствии нотариуса в населенном пункте, находящемся на межселенной территории, обязанность исполнения нотариальных функций возлагается на руководителя местной администрации муниципального района или на уполномоченное должностное лицо местной администрации муниципального района.

Если в поселении, не являющемся административным центром муниципального округа или городского округа, нет нотариуса, то уполномоченное лицо местной администрации этого округа может выполнять нотариальные функции в соответствии с его должностной инструкцией, если оно исполняет свои обязанности именно в этом поселении.

Прокуратура Железнодорожного района города Рязани принимала участие в разработке данного материала.

«Копия верна», или Правильный способ заверить документы

Отметка «Соответствие копии» подтверждает, что процесс изготовления дубликата точно повторяет оригинал и не содержит никаких изменений. Если повторный документ имеет эту отметку (в виде печати или написанный от руки), то он обладает полной юридической силой.

Зачем заверять копии

Если копия точно повторяет информацию оригинала и оформлена правильно, то она обладает такой же юридической силой, как и оригинал (согласно подпункту 23 пункта 3.1 ГОСТа Р 7.0.8-2013 «Система стандартов»).

Организации подтверждают подлинность копий в следующих случаях:

• Для передачи юридических документов, включая контракты, накладные, учредительные документы, свидетельства о праве собственности и другие, третьим компаниям и государственным органам.
• Для передачи кадровых документов между отделами или подразделениями организации;
• Для удовлетворения запросов на информацию и выдачи документов сотрудникам, связанным с их профессиональной деятельностью.

Сотрудники компании, включая бывших работников, имеют право запросить копии любых документов, связанных с их трудовой деятельностью (таких как трудовые книжки, приказы о приеме на работу, переводах, увольнении, справки и выписки и т.д.). Работодатель должен предоставить эти документы бесплатно в течение трех рабочих дней (в соответствии со статьей 62 Трудового Кодекса РФ и пунктом 7 Правил ведения и хранения трудовых книжек, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225).

Организации, требующие сертифицированные копии:

• органы государственной налоговой службы;
• Фонд социального обеспечения на пенсии;
• Организация общественного обеспечения;
• финансовые институты, такие как банки и микрофинансовые организации;
• Органы надзора и контроля (Гостехнадзор, Роспотребнадзор, Ростехнадзор, Трудовая инспекция и многие другие);
• судебные органы.

Имеет ли нотариально заверенная копия документа ту же юридическую силу, что и оригинал?

Кто может заверять документы

В определенных ситуациях нотариусу поручается подтверждение копий документов. Законодательство предусматривает конкретные случаи, такие как доверенность на сделки за границей, наследство, свидетельства о праве собственности, изменения в учредительные документы организаций и прочее. Однако постоянно обращаться к нотариусу для создания копий и выписок из кадровой документации не всегда целесообразно. В большинстве случаев работодатель имеет право самостоятельно подтвердить их.

Этим процессом могут заниматься только определенные лица с ограниченным доступом.

• глава организации (или предприниматель);
• главный экономист;
• руководитель отдела по персоналу или специалист, отвечающий за кадровую работу;
• сотрудники с соответствующими полномочиями и другие должностные лица, состоящие в организации.

Только у руководителя организации или у частного предпринимателя есть право удостоверять копии важных документов без дополнительных актов. В случае необходимости остальные сотрудники должны предоставить дополнительные документы, подтверждающие их полномочия, такие как упоминание в должностной инструкции или доверенность. Распоряжение руководителя организации определяет, кто и на каких основаниях может проводить данную процедуру.

ВАЖНО!

Подтверждением копии является подпись лица, составившего копию или сравнившего её с оригиналом. Ответственность за заверение копии несёт лицо, которое не могло видеть исходный документ.

Оригинальный текст:

Юридические лица могут удостоверить только копии своих протоколов и актов. Воспроизводство документов других организаций допустимо только с их разрешения. Оно не требуется в случае документов, необходимых для трудоустройства граждан или связанных с личными данными сотрудников компании.

Организации имеют право удостоверять только репродукции своих протоколов и актов. Воспроизведение документов других лиц допускается только при наличии письменного согласия этих учреждений. В том случае, если документы необходимы для оформления трудоустройства граждан или относятся к личным делам нынешних сотрудников компании, разрешение не требуется.

Специалисты из сервиса КонсультантПлюс провели анализ процесса удостоверения копий документов для налоговой инспекции. Предоставляем вам эти подробные инструкции абсолютно бесплатно.

Правила определения НПА

Существует огромное количество правил, регулирующих процесс копирования документов. Но нет единого нормативного акта, который бы устанавливал все эти правила. В большинстве случаев для ориентации используется национальный стандарт ГОСТ Р 7.0.97-2016, который вступил в силу с 1 июля 2018 года. Однако данный стандарт является рекомендательным, а его применение становится обязательным только при утверждении во внутренней нормативной документации предприятия.

При разработке положений о подтверждении копий документов внутри организации необходимо учитывать судебный опыт, инструкции, письма государственных учреждений и следующие нормативные документы:

• Данный документ, утвержденный Президиумом Верховного Совета СССР под номером 9779-Х от 04.08.83 (с изменениями от 08.12.2003), по-прежнему имеет силу юридического закона в настоящее время.
• ГОСТ Р 7.0.8-2013 включен в раздел «Система стандартов»;
• ГОСТ Р 7.0.97-2016 является «Национальным стандартом».
• Основой юридической системы являются прогрессивные законодательные акты, такие как Налоговый кодекс Российской Федерации, Гражданский кодекс Российской Федерации и Арбитражный процессуальный кодекс Российской Федерации.

Процедура удостоверения в организации

При изготовлении копий важных документов необходимо следовать определенным этапам, установленным в ГОСТ Р 7.0.97-2016.

1. Создание копии документа с использованием копировального оборудования.
2. После написания текста и слова «Подпись» с помощью штампа или личной подписи требуется поставить отметку «Подтверждено» (иногда используется также надпись «Правильная копия»).
3. Важно указать данные лица, которое провело копирование: полное имя, занимаемая должность, личная подпись и ее дешифровка.
4. Необходимо указать точную дату.
5. Подтверждение ксерокопии может быть осуществлено с использованием оттиска официальной печати компании или частного предпринимателя. Если компания использует гербовую печать, то копии, кроме нотариальных, не могут быть заверены гербовыми печатями. В таких случаях необходимо использовать другие типы печатей, такие как печать с названием структурного подразделения (отдел кадров, бухгалтерия, секретариат) или печать с указанной целью.

С начала июля 2018 года вступили в силу новые правила, касающиеся ГОСТ Р 7.0.97-2016 — теперь обязательно указывать информацию о местонахождении оригинала. Если копия документа используется внутри компании и передается внутри отделов, требования к реквизитам остаются прежними. Однако, при передаче копии сторонней организации, после слова «Верно» необходимо добавить следующие данные: «Оригинал хранится в компании под номером дела … за год …». Эту информацию можно внести как вручную, так и с помощью штампа.

Если копия состоит из нескольких листов, существуют два способа:

1. Рекомендуется обозначить каждый лист значком «Верно» и указать все детали.
2. Обработать листы программно, назначив им номера и указав общее количество в конце.

Подсказка по правильной сборке договора

ВАЖНО!

Обычно, когда документ заверен официально, он приобретает юридическую силу на 30 дней. Хотя закон не устанавливает данного срока, государственные учреждения и банки не принимают документы, составленные ранее. В банковской сфере этот срок может быть сокращен до нескольких дней или даже до двух недель.

Как сделать документ действительным с помощью штампа «Копия верна»

Для подтверждения подлинности документов можно воспользоваться двумя методами — использовать печать или сделать рукописную отметку. В первом случае, необходимо сделать специальный штамп с надписями «Верно» или «Копия верна». Однако стоит отметить, что в стандарте ГОСТ не указан метод использования штампа с надписью «Копия верна». Возможно сделать два вида штампов: «Копия» и «Верно». Первый указывает на наличие дубликата документа. Второй подтверждает его достоверность.

В данной статье будет описано, как гарантировать аутентичность копий документов в соответствии с новыми правилами, используя штамп.

• Все подписи должны быть проставлены, прежде чем будет поставлен штамп в конце документа.
• Штамп обычно размещается в незаполненной области, чаще всего в правом нижнем углу.
• Запрещается перекрывать текстом исходное содержание документа.
• Использование штампа возможно только после получения разрешения от органов, которым предназначается документ (не все государственные органы разрешают это).

Для наглядности представим ситуацию, в которой можно увидеть, как это выглядит:

ВЕРНО

Оригинальный экземпляр данного текста хранится в компании «Ppt.ru» под индексом дела 77-007 на текущий 2022 год.

Руководитель отдела кадров

Степанов

Используя моё профессиональное мастерство и знания, я предлагаю изменить формулировку текста с целью создания уникальной версии, не прибегая к внешним источникам или инструментам. Результаты моей работы будут представлены ниже.

Пример

Ознакомьтесь с образцом «Подлинная копия» на фотографиях трудовой книжки.

Хотелось бы поделиться с вами информацией о том, как правильно заверить дубликат трудовой книжки.

Допустимо ли подтверждение документа рукописной надписью

Закон не запрещает нанесение отметки «Верно» вручную на скопированные материалы. Этот метод часто используется. В отличие от этого, штампы не применяются так часто: обычно они изготавливаются на крупных предприятиях, где ежедневно заверяют большое количество документации — для этих целей использование штампа более удобно.

Предлагаю обсудить метод, который позволяет подтвердить подлинность копии приказа, сделанной вручную.

Процедура заверения электронного документа

Для заверения цифрового документа существует несколько видов электронной подписи, которые выбираются в соответствии с адресатом и требованиями законодательства. Среди них можно выделить простую, усиленную неквалифицированную и усиленную квалифицированную подпись, применяемые в различных ситуациях. Эксперты специализированных компаний занимаются созданием этих видов подписей. При оформлении знака «Копия верна» для цифровых документов обычно используются несколько ключевых компонентов.

• Описывается использование электронной подписи для создания документа.
• Имеется идентификационный номер сертификата для цифровой подписи;
• Пожалуйста, укажите полные данные о владельце сертификата, включая фамилию, имя и отчество.
• Срок действия аттестации

Иногда в гравировку можно включить логотип компании или фирменную эмблему.

Когда необходима заверенная копия документа и как ее получить

Моя профессиональная деятельность охватывает различные сферы, такие как государственный сектор, строительство и розничная торговля. За 15 лет работы я накопил ценный опыт в этих отраслях.

Иногда возникает необходимость в копии документа вместо оригинала. Однако в определенных случаях обычная копия не подойдет. Давайте разберемся, когда требуется заверенная копия документа и как ее получить.

• Разнообразные способы создания дубликатов официальных бумаг.
• Когда необходима официальная версия письменного материала
• Существующий экземпляр письменного документа: руководство по корректному оформлению.

Получение и подтверждение официальности зависят от цели копирования и типа документа.

Справочник: сроки хранения документов >>>Получить справочник бесплатно

Разновидности копий документов

Существует две основные категории документальных дубликатов.

• Перевод на русский язык обычно включает в себя все разделы оригинального текста, включая заголовок, вступление, основную часть и вывод. В отличие от оригинала, переводы обычно не содержат иллюстраций, таблиц и других визуальных материалов, которые могут присутствовать в оригинальном документе. Переводы на русский язык как правило выполняются вручную переводчиками, которые стараются сохранить смысл и структуру исходного текста и представить его в доступной и понятной форме для русскоязычных читателей.
• Заверенные документы — это копии, которые не только точно воспроизводят содержание оригинала, но также содержат дополнительные реквизиты, придающие им юридическую силу.

Иными словами, простой дубликат — это просто копия оригинального документа. Нотариально заверенная копия приобретает силу самого документа и допускает оформление действий, имеющих юридическую значимость. Такое разграничение копий предусмотрено в ГОСТ Р 7.0.8-2013.

Важно различать между собой копии, дубликаты и выписки. Дубликаты выдаются в случае утери оригинальных документов, в то время как выписки содержат лишь частичное воссоздание содержания документа, а не его полное содержание.

Когда требуется нотариально заверенная копия документа

Специально удостоверенные дубликаты предоставляются для использования в официальном обмене документами. Фактически, заверенная копия представляет собой дополнительный экземпляр первоначального документа.

При обращении в государственные и муниципальные органы, а также при передаче контрагентам и другим лицам требуется предоставление заверенных копий. Отметка о заверении обязательна в следующих случаях:

• в рамках своей компетенции, когда необходимо уточнить и проверить представленные налогоплательщиками данные и документы, а также для выявления возможных налоговых правонарушений и нарушений законодательства в области налогообложения.
• при проведении аудиторских проверок,
• для подтверждения права на регистрацию юридического или физического лица необходимо представить определенный набор документов.
• если в деле имеется несколько документов, подтверждающих вину обвиняемого.
• при запросах наших партнеров мы предоставляем им необходимую информацию.

Для получения копии документов необходимо подать заявление от имени работодателя, указав перечень необходимых копий, их количество и просьбу о заверении.

Заверенные копии документов: инструкция

Порядок удостоверения копий описан в следующих документах:

• Стандарт ГОСТ Р 7.0.97-2016 устанавливает общие правила оформления документов, которые будут полезны всем, занимающимся составлением официальных бумаг. Он регламентирует структуру документов, правила оформления заголовков и подзаголовков, использование шрифтов и их размеров, а также требования к таблицам и изображениям. Соблюдение этого стандарта обеспечит единообразный и удобочитаемый вид документов, что сделает их более привлекательными для восприятия и понимания.
• Инструкции по проверке подлинности копий официальных документов и выписок, утвержденных руководством ФНС 25.04.16 № 04/16.
• Приказ ММВ-7-2/628 от 07.11.18 устанавливает порядок подтверждения документов перед налоговыми органами.

Кто уполномочен подтверждать копии документов

Обратите внимание, что только глава предприятия, наделенный соответствующими полномочиями, может заверять копии. Он имеет право совершать все юридически значимые действия от имени юридического лица.

Предоставление некоторых полномочий сотрудникам руководителя является законным действием. Например, руководитель компании может передать специалисту по кадрам право удостоверять документы в этой области. В отношении бухгалтерских документов, как правило, уполномочен удостоверять их главный бухгалтер, но для этого ему требуется получить доверенность от руководителя.

Из возможности нанесения апостиля следует возможность получения заверенных копий.

• При назначении в соответствии с уставом организации, а также при реорганизации, ликвидации или изменении формы собственности организации — руководителю предоставляются дополнительные полномочия и обязанности.
• В случае с другими лицами, действует доверенность или приказы, выданные руководителем.

Программа обеспечения дубликатов для внутреннего использования

Перепечатка документов может осуществляться с целью использования внутри компании или передачи другим лицам. Например, отделу кадров может понадобиться копия документа, предназначенного исключительно для внутреннего пользования.

Для подтверждения подлинности копии необходимо проставить специальный знак и подпись уполномоченного представителя, а также печать организации. Знак подлинности представляет собой слово «Подлинно», которое размещается после последнего текстового элемента копии. Данный знак можно наносить как вручную, так и с помощью штампа. Рядом с надписью «Подлинно» должны быть указаны следующие сведения:

• дата завершения определенной деятельности, которая подтверждается копией.
• Информация о имени и должности лица, утвердившего копию.

В документе должны присутствовать подпись уполномоченного лица и печать организации. Лицензирование, собственная подпись и печать не должны находиться поверх скопированного текста.

Способ гарантированного создания копий для посторонних заказчиков

Вся информация о расположении оригинала документа предоставляется внешним пользователям в том же порядке, что и для внутреннего использования, за исключением одной детали. При этом в дубликате указывается точное местоположение оригинала.

Методика создания резервных копий многостраничных документов.

Документы могут иметь одну или несколько страниц. Чтобы определить, какие страницы необходимо скопировать, важно уточнить эту информацию у получателя копии. Например, трудовая книжка может содержать множество страниц, но быть нужна только копия последней записи, в таком случае достаточно одной страницы.

Для обеспечения подлинности многостраничной копии существуют два способа.

Первый способ: каждую страницу документа необходимо подписать, заверить отметкой «Верно», указать дату заверения, расшифровку подписи, приложить подпись и печать.

Второй способ: объединить все страницы, пронумеровать их и скрепить одной общей печатью.

Если указана альтернатива номер два и выполнена заверенная прошивка, нужно уточнить количество пронумерованных и скрепленных листов. Например: «Всего числятся, переплетаются и заверяются печатью пять (5) листов».

Изменения для бухгалтера в 2025 году

Журнал «Главбух» опубликовал материал о предстоящих изменениях, которые ждут бухгалтеров в ближайшем будущем. Команда экспертов из Системы Главбух подготовила удобный справочник, содержащий все запланированные изменения на 2025 год. Приходят приятные перемены! Благодаря статье и справочнику вы сможете быстро освоить новые правила, избежать упущения важной информации и работать без наложения штрафов.

Как заверить копию документа

Можно ли получить официальное подтверждение копии документа в организации, чтобы она имела правовую силу, или нужно обращаться к нотариусу? Какие требования устанавливает законодательство в этом случае? В данной статье мы рассмотрим действующие нормы в отношении заверения копий.

• Что представляют собой нотариально заверенные копии документов и в каких случаях они могут пригодиться?
• При предоставлении копий официальных документов необходимо следовать определенным инструкциям.
• Как обеспечить безопасность копий документов с печатями и штампами.
• Как воспользоваться данным сервисом?

Заверение копий документов: суть процедуры и случаи, когда она может потребоваться

Несмотря на быстрый прогресс в области электронного документооборота, многие компании до сих пор сталкиваются с необходимостью использования бумажной документации. Оригиналы документов создаются в определенном количестве копий, что часто регулируется стандартами и другими нормативными документами. В отличие от оригиналов, с копиями ситуация иная. Их можно создавать в неограниченном количестве, при условии, что они будут должным образом удостоверены, также они будут иметь юридическую силу и в определенных случаях рассматриваться как аналог оригинала.

Стандарт ГОСТ Р 7.0.8-2013 в области бумажной работы и архивирования определяет термин «документация, содержащая ту же информацию, что и оригинал».

Простая печатная репродукция, точно повторяющая оригинал, действительно идентична ему. Тем не менее, у нее нет юридической значимости. Чтобы придать ей правовую силу, необходимо официально заверить в соответствии с установленными процедурами. При заверении копии делаются специальные пометки, подтверждающие ее достоверность и полное соответствие оригиналу.

Это означает подтверждение подлинности копии документа.

Информацию о работе секретаря и офис-менеджера вы найдете в издании «Справочник для специалистов в офисной сфере».

• В чем разница между копией, выпиской и дубликатом, и как правильно оформить эти документы?
• Как обеспечить подлинность дубликата документа с двух сторон?
• Содержание протокола

Под какими условиями необходимо обратиться за официальным удостоверением копий официальных документов?

Законная и заверенная копия обладает юридической силой и в определенных случаях может заменить оригинал. Обычно такие документы используются для защиты интересов и обеспечения соблюдения прав юридических и физических лиц. Для физических лиц эта процедура обязательна во многих ситуациях, таких как трудоустройство, наследование, сделки с недвижимостью, получение выплат и пенсий.

Ссылку на образец заявления для получения удостоверенной копии трудовой книжки можно найти и скачать.

В случае корпоративных организаций требуется заверение копий документов в следующих ситуациях:

• при предоставлении документов в органы государственной власти;
• при выдаче сотрудникам;
• Выступая перед партнерами в рамках бизнес-презентации;
• С целью участия в тендерной комиссии.

Необходимо отметить, что в determinate circumstances компания обязана предоставить и подтвердить достоверность копий документов, если это требуется.

• коллектив предприятия, действующий во благо общества;
• Если невозможно получить копию документа у первоначальной организации, можно обратиться к третьему лицу для получения копии.

Согласно действующему Трудовому кодексу, сотрудники имеют право запросить копии своих трудовых документов даже после завершения трудовых отношений с организацией. В этом случае они могут получить необходимую документацию, отражающую их трудовую деятельность в компании. Для получения копий сотруднику необходимо подать соответствующее заявление, а работодателю необходимо изготовить и заверить копии в течение трех дней.

Изучите информацию о кадровом делопроизводстве на платформе Система Кадры.

• Как получить и легализовать копию табельного учета в соответствии с последними стандартами ГОСТ.
• Подтверждение подлинности копии паспорта сотрудника.
• Способы гарантировать подлинность документа о трудовом соглашении.
• Как создать дубликат документа по запросу сотрудника.

Правила удостоверения копий документов

В настоящее время действующее законодательство не содержит единого закона, который бы регулировал процесс обращения с документами. Тем не менее, существуют отдельные законы, которые определяют правила заверения копий документов и предоставляют образцы заверенных копий. Процедура нотариального заверения более подробно урегулирована. Однако, правила заверения копий в организациях также установлены на уровне законодательства.

Необходимость соблюдения этих правил объясняется тем, что это поможет избежать отказа в признании доказательной ценности копии при рассмотрении спора в суде или при ответе на запрос налоговой инспекции. Если копия была правильно удостоверена, она сможет подтвердить факт, на который ссылается организация.

Методика, которая устанавливает правила и порядок официального удостоверения копий документов

Как обеспечить возможность сотруднику удостоверять копии официальных документов

— его право на подписание документов от лица компании;

— его профессиональные обязанности и компетенцию в процессе заверения;

— соблюдение правил и процедур заверения документов.

В соответствии с директивой 9779-х, наименование должности лица, ответственного за заверение, должно быть указано на печати, а также его подпись с расшифровкой. Глава компании или другое уполномоченное лицо могут удостоверять документы. Однако, это должен быть сотрудник организации, обладающий необходимыми полномочиями и уполномоченностью на подписание документов от имени компании. Он должен исполнять свои профессиональные обязанности и компетенцию в процессе заверения, а также соблюдать правила и процедуры, установленные для этого.

1. Документы, принятые внутренними актами компании, включая приказ о заверении документов (документ, который регламентирует основную деятельность) и инструкция по организации документооборота.
2. Нотариальный документ (для защиты интересов компании в контакте с третьими лицами).
3. При заключении трудового соглашения крайне важно учитывать, что заверение копий официальных документов должно быть оговорено в должностной инструкции.

Ниже приведен образец приказа о предоставлении прав на заверение копий документов.

Вопрос о руководителе и его полномочия в области заверения регулируются различными нормативно-правовыми актами, включая Гражданский кодекс Российской Федерации, законы, относящиеся к определенным юридическим формам, а также устав соответствующей организации.

Служба Кадровых Экспертов готова предоставить свою экспертную помощь по любым вопросам, связанным с заверением документов.

• Возможно ли, чтобы бухгалтер сделал официальную копию трудовой книжки?
• Может ли сотрудник по кадрам заверять копии официальных документов организации?
• Требуется ли заверять копии документов работника в его личном деле?
• Если в организации нет систематизированного хранения и классификации документов, как обеспечить подлинность копии?

Методы обеспечения дубликатов документов

В Российской Федерации действуют три правовых документа, которые устанавливают порядок подтверждения подлинности копий. Они включают в себя:

1. Национальный стандарт Российской Федерации — ГОСТ Р 7.0.97-2016, который нормирует стандарты в области информации, библиотечного и издательского дела. В нем прописаны требования к оформлению документов в организационно-распорядительной документации. Пожалуйста, обратите внимание, что информация в данном стандарте была обновлена 14 мая 2018 года.
2. Руководство по применению стандарта ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов в сфере информации, библиотечного и издательского дела. Документация по организации и управлению. Правила форматирования».
3. Указ № 9779-х, утвержденный Президиумом Верховного Совета СССР, регулирует порядок предоставления и оформления копий документов, связанных с правами граждан, предприятиями, учреждениями и организациями. Данный документ был принят 4 августа 1983 года.

Некоторые структуры могут отказать в принятии копии, оформленной в соответствии с указанными правилами, поскольку в ней отсутствует разборчивая подпись должностного лица. Даже соблюдение рекомендаций ГОСТа может привести к подобному исходу. Отказ может быть вызван отсутствием указания местонахождения оригинала. Для уменьшения риска отказов многие организации включают все перечисленные реквизиты в штамп.

Если вам необходима информация о новом стандарте — ГОСТ Р 7.0.97–2016, который заменил предыдущую версию, ГОСТ Р 6.30–2003, обратитесь к статье «Изменения в процедуре составления и заверения документов: примеры и разъяснения экспертов в области управления персоналом», где специалисты из Системы Кадры подробно изложили, как теперь следует заверять копии документов в соответствии с новыми правилами.

Подскажите, как правильно заверить копию документа? Можно ли увидеть образец?

В соответствии с действующим законодательством, каждая компания имеет право на заверение копий своих внутренних документов (писем, договоров, приказов) и документации, оригиналы которой находятся в архиве организации (трудовые книжки сотрудников).

Для заверения копии нужно сделать отметку, которая содержит все необходимые технические детали согласно закону и правилам.

• Существует разногласие относительно способов подтверждения правильности копий: использовать надпись «копия верна» или «верно», печать или отметку от руки. По опыту, оба варианта применяются, но в соответствии с рекомендациями ГОСТ настоятельно рекомендуется использовать отметку «Верно».
• Должность должностного лица (управляющего, главного финансиста, любого сотрудника, чьи полномочия утверждены указом).
• Подпись и расшифровка.
• Печать компании.
• Дата.
• Место хранения оригинала.

Уникальный образец удостоверения правдивости копии, выполненной в соответствии с требованиями новейшего ГОСТа.

Получите разнообразные документы, загрузив их на свой компьютер:

Обязательное удостоверение документов нотариусом

В данном разделе будет рассмотрено, какие документы обязательно должны быть заверены нотариусом. Этот процесс необходим для подтверждения подлинности и достоверности документов, чтобы избежать возможных мошеннических действий.

• Сделки с недвижимостью. При покупке, продаже или сдаче в аренду жилого или коммерческого объекта, документы должны быть заверены нотариусом для подтверждения законности и действительности сделки.
• Доверенности. При оформлении доверенности на право действовать от имени другого лица, этот документ также должен быть заверен нотариусом для установления его юридической силы.
• Завещания. Для обеспечения исполнения завещания после смерти гражданина, необходимо заверить этот документ у нотариуса. Это гарантирует его исполнение в соответствии с законом.

Таким образом, удостоверение документов нотариусом играет важную роль в подтверждении их законности и доверенности, обеспечивая защиту интересов граждан и организаций.

Порядок удостоверения копий документов для иностранных граждан

• Первым шагом для иностранных граждан, желающих удостоверить копии документов, является обращение в консульскую службу своей страны. Здесь необходимо получить подтверждение подлинности документов и их соответствие требованиям законодательства страны.
• В случае, если требуется перевод документов на местный язык, необходимо обратиться к официальным переводчикам, имеющим допуск к переводу документов для государственных учреждений.
• После получения всех необходимых документов и их подтверждения со стороны консульской службы, иностранный гражданин может обратиться в установленные органы для заверения копий документов по месту пребывания.
• Важно помнить, что процедура удостоверения копий документов для иностранных граждан может занимать больше времени и требовать дополнительных документов, поэтому рекомендуется заранее ознакомиться с требованиями и правилами заверения документов в стране пребывания.

Особенности процесса удостоверения копий документов в различных учреждениях

Каждое учреждение имеет свои особенности и требования к процессу удостоверения копий документов. В данном разделе мы рассмотрим, какие аспекты следует учитывать при заверении копий в различных организациях.

Государственные учреждения часто требуют заверенные копии документов для подтверждения личности или права на какие-либо льготы. Важно учитывать, что в разных учреждениях могут быть разные требования к форме и содержанию заверенных копий. Поэтому перед обращением в государственное учреждение стоит уточнить все детали удостоверения документов.

Частные компании также могут потребовать заверенные копии документов при заключении договоров или проведении финансовых операций. Важно помнить, что частные компании могут иметь свои правила и процедуры удостоверения копий, поэтому необходимо заранее уточнить все требования.

Важно помнить, что процесс удостоверения копий документов может варьироваться в зависимости от типа учреждения и его внутренних правил. Поэтому перед обращением за заверением копий стоит тщательно изучить требования конкретного учреждения, чтобы избежать лишних проблем и задержек.

Особенности заверения копий документов в различных учреждениях

• Верификация в правительственных учреждениях. В данном контексте необходимо учитывать специфику документов, которые требуется заверить, а также процедуры, установленные в учреждении.
• Процесс заверения в банках. Банковские учреждения могут иметь свои собственные требования к заверению копий документов, связанные, например, с обеспечением безопасности и подтверждением подлинности.
• Методы заверения в образовательных учреждениях. В данном случае может быть важна связь между заверенной копией документа и оригиналом, особенно при подаче документов для поступления.

Понимание различий в процедурах заверения копий документов в различных учреждениях поможет избежать недопониманий и ошибок при подготовке необходимой документации.