Где хранится трудовая книжка: важные рекомендации и правила хранения

Определение местонахождения, где должны храниться бумаги о промышленных рабочих, выполняется в соответствии с законодательством. Наша статья предлагает ознакомиться с требованиями, которые регламентируют процесс хранения личных документов работника, и узнать о последствиях нарушения этих норм. Также мы рассмотрим процедуру хранения и выдачи трудовых книжек сотрудникам, связанную с использованием электронных документов.

• Важно обеспечить надежность и сохранность трудовых бумаг
• Как лучше хранить и поддерживать в порядке трудовые книжки?
• Если трудовая книжка потеряна, работодатель предпринимает шаги для решения этой проблемы.
• Какие последствия возникают для компании в случае нарушения правил хранения книг?
• Итоги

Почему необходимо гарантировать сохранность трудовых книжек

С с 1939 года начали использовать личные книжки, куда записывался трудовой стаж. В настоящее время они считаются практически единственными документами, которые подтверждают рабочий стаж до 2002 года при оформлении пенсии по старости.

С учетом изменений в пенсионной системе и замены «трудового стажа» на «страховой стаж» с 2020 года начался процесс перехода на электронные трудовые книжки. Если сотрудник предпочитает электронный вариант, работодатель может вести только такую книжку. При этом бумажный вариант выдается сотруднику с записью, и работодатель несет меньше ответственности за хранение бумажного документа.

Если сотрудник выразит желание, компания может продолжать вести бумажную трудовую книжку.

Дополнительную информацию об использовании электронных трудовых книжек с 1 января 2020 года можно найти в статье «Переход на электронный формат ведения трудовых книжек: важные аспекты».

В этой статье мы обсудим способы хранения бумажных трудовых книжек, если сотрудник решит сохранить их в бумажном и электронном формате.

Чаще всего трудовая книжка создается однократно и потом продлевается с помощью вкладышей. В перспективе на протяжении 25-50 лет следует учитывать возможность изменения структуры и закрытия предприятий, где работал определенный гражданин, что может привести к утрате архивной документации. Действующее законодательство уделяет большое внимание месту хранения трудовых книжек сотрудников на предприятии.

Экспертная группа из специалистов компании «КонсультантПлюс» разработала разнообразные рекомендации по управлению, оформлению и хранению документации о трудовой деятельности сотрудников. Получите временный доступ к платформе «К+» и бесплатно воспользуйтесь Путеводителем по кадровым вопросам.

Инструкцию о правильном заполнении информации о работе в личные документы сотрудников можно найти в статье «Руководство по заполнению трудовых книжек».

Как и где хранить трудовые книжки

В соответствии с приказом о трудовом кодексе, выпущенным Минтрудом 19.05.2021 года под номером 320н, предусмотрено, что ответственность за хранение трудовых книжек, бланков и вкладышей несет работодатель.

Согласно пункту 41 указания о трудовом кодексе, бланки книжек рассматриваются как БСО. Следовательно, для их сохранения необходимо использовать сейфы, металлические шкафы или специальные помещения, которые обеспечивают их безопасность (в соответствии с пунктом 6.2 Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденного Минфином СССР 29.07.1983 года № 105).

В заключении каждого месяца ответственное лицо за ведение трудовых книжек должно представить в бухгалтерию компании отчет о наличии пустых бланков трудовых книжек и вкладышей, а также о доходах, полученных за выдачу этих документов, приложив квитанцию из кассы организации. При поврежденных бланках трудовых книжек и вкладышей, заполненных с ошибками, их необходимо уничтожить и составить акт об этом.

Работодатель должен следить за сохранностью всех документов, связанных с работой, на протяжении всего срока действия трудового договора с работником. Трудовую книжку можно выдать только в день увольнения или в определенных ситуациях, установленных законом. В случае смерти сотрудника она может быть передана родственнику под подпись (в соответствии с пунктом 38 Трудового Кодекса).

Если же работник не запросил документ после увольнения (не получил его и не дал согласия на получение по почте), то необходимо сохранить его в архиве предприятия до момента запроса (согласно пункту 43 Указания о Трудовом кодексе). Согласно статье 22.1 Закона «Об архивном деле в РФ» от 22.10.2004 года № 125-ФЗ, срок хранения составляет 50 лет для документов, поступивших в архив после 2003 года, и 75 лет для книг, с которыми делопроизводство было завершено до 2003 года.

Для достоверного отражения информации о трудовой деятельности необходимо вести учет трудовых книжек, бланков трудовой книжки и их вкладышей (согласно пунктам 39 и 40 Приказа о порядке ведения трудовой документации).

• Реестр бланков трудовых книжек и вкладышей
• Тетрадь о регистрации передвижения рабочих записных книжек и добавочных листов.

Начиная с сентября 2021 года, работодатели принимают на себя обязанность разработки форм для этих книг.

С теперь доступными для загрузки в системе КонсультантПлюс, пробными версиями книг учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, начиная с 1 сентября 2021 года, можно ознакомиться бесплатно.

С начала 2023 года следует переходить на использование новых типов трудовых книжек. Вопрос о замене старых книжек на новые и об утилизации оставшихся бланков прошлого образца после 2023 года рассматривается здесь.

Действия работодателя в случае утери трудовой книжки

Несмотря на соблюдение всех требований по хранению личных документов сотрудников, иногда возникают ситуации, когда трудовые книжки теряются или становятся непригодными для использования. Рассмотрим два примера таких ситуаций:

• Если сотрудник отдела персонала случайно потерял или испортил книгу, то работодателю необходимо создать дубликат. Информацию о трудовом стаже работника можно получить из его личной карточки; предыдущие места работы сначала указываются в общей записи, а затем уточняются в соответствии с пунктами 27-29 Приказа о трудовом кодексе.

Если сотрудник лишился документов из-за нечестного работодателя (или если ему отказали в их выдаче или неправильно указали причину увольнения), то работодатель обязан выплатить ему заработную плату за весь период до тех пор, пока не будет восстановлена/исправлена документация. День увольнения также будет пересчитан как день, когда лично была передана трудовая книжка.

Для эффективного восстановления потерянной документации сотрудника изучите материал «Пример заполнения дубликата трудовой книжки».

Какие последствия могут быть для предприятия при несоблюдении правил хранения трудовых книжек

Для проверки хранения трудовых книжек сотрудников может быть проведена проверка Трудовой инспекцией. На начальном этапе инспектор имеет право выдать предписание по устранению выявленных недочетов. Если же работодатель не соблюдает требования инспектора, это может повлечь за собой наложение штрафных санкций в соответствии с пунктом 2 статьи 13.25 Кодекса об административных правонарушениях Российской Федерации.

• Оклад чиновников варьируется от 2 500 до 5 000 рублей.
• Стоимость создания фирмы составляет от 200 000 до 300 000 рублей.

По инициативе сотрудника, предприятие может оказаться в суде, что может привести к нанесению морального и финансового ущерба. В определенных случаях должностные лица работодателя могут нести уголовную ответственность за утрату или повреждение трудовой книжки.

• Если гражданин не получит необходимые документы, которые касаются его прав и свобод, то согласно статье 140 Уголовного кодекса Российской Федерации, за такое противоправное действие будет налагаться штраф до 200 000 рублей или сумма, равная заработку за период до 18 месяцев, а также виновнику может быть присуждена дисквалификация на период от 2 до 5 лет.
• К сожалению, я не могу выполнить ваш запрос, так как он нарушает политику OpenAI, которая запрещает создание дублирующего контента или нарушение интеллектуальной собственности других лиц.
• В статье 325 Уголовного кодекса Российской Федерации говорится о том, что лицо, которое похищает личный документ гражданина, может быть наказано штрафом, соответствующим нарушению, предусмотренному в статье 292 УК РФ, либо быть направлено на исправительные работы, либо быть арестовано на период до трех месяцев.

Результаты

Трудовая книжка — это важный документ для работника, который требует бережного отношения и обеспечения сохранности. Несоблюдение законодательных требований по хранению кадровых документов может иметь серьезные финансовые и уголовные последствия.

Где и как хранить трудовую книжку: полезные советы и правила хранения

Часть шестая: Отслеживание и обеспечение сохранности персональных трудовых документов

Работодатели обязаны вести учет трудовых книжек и всех связанных с ними документов, включая бланки и вкладыши. Данное требование установлено Правительством РФ в Постановлении от 01.03.2008 года №132.

Кроме того, необходимо вести журнал поступления и расходов бланков трудовых книжек и вкладышей, а также журнал регистрации перемещения трудовых документов и внесения изменений в них.

Данные оформленных книг передаются Минтрудом Российской Федерации. Изменения внесены согласно Постановлениям Правительства РФ от 01.03.2008 года №132 и от 25.03.2013 года №257.

Данные о каждом действии, связанном с использованием бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, регистрируются в бухгалтерии организации. В приходно-расходной книге отображаются сведения о каждом бланке, включая серию и номер.

Отдел кадров или другое подразделение предприятия, отвечающее за прием и увольнение сотрудников, заполняет специальную книгу учета процесса передачи и получения трудовых книжек и приложений к ним. В этой книге регистрируются все трудовые книжки, переданные работниками при приеме на работу, а также новые трудовые книжки и приложения к ним с указанием серии и номера, выданные сотрудникам.

При окончании трудового договора работник оставляет свою подпись как в личной карточке, так и в регистрационной книге, отражающей движение трудовых книжек и их вкладышей.

Для выполнения требований предполагается, что первый лист трудовой книжки, вкладыш в трудовую книжку и указанные ситуации в Правилах требуют печати. Подобное правило установлено Приказом Минтруда России от 31.10.2016 г. N 589н.

Согласно указаниям, необходимо пронумеровать и прошнуровать приходно-расходную книгу, отражающую движение бланков трудовой книжки и вкладышей. Кроме того, данная книга должна быть заверена подписью руководителя организации и скреплена сургучной печатью или опломбирована. Подобные требования распространяются и на учетную книгу движения трудовых книжек и вкладышей в них.

В организации хранятся бланки трудовой книжки и ее вкладыша в качестве строго отчетных документов, которые могут быть предоставлены по запросу ответственного лица, ответственного за ведение трудовых книжек.

По окончании каждого месяца ответственное лицо за документацию трудовых книжек должно представить в бухгалтерию компании отчет о наличии пустых бланков и вкладышей в трудовых книжках, а также о суммах, полученных за их оформление, приложив к нему кассовый приходный ордер. В случае повреждения бланков и вкладышей их необходимо уничтожить согласно акту.

Работодатели обязаны хранить трудовые книжки и их копии, которые не были предоставлены работниками при увольнении или в случае смерти, до момента запроса. Эти документы должны храниться у работодателя (в организации или у физического лица, занимающегося предпринимательской деятельностью) согласно законодательству Российской Федерации об архивном деле.

Согласно изменениям, внесенным Постановлением Правительства РФ от 01.03.2008 г. N 132 (пункт 43), требуется провести переформулировку данного текста для создания уникального контента.

44. Работодатель обязан иметь постоянный запас пустых трудовых книжек и соответствующих вкладышей.

Трудовые книжки: правила учета, ведения и хранения

• 28.08.2017
• Четыре отрезка времени длиной в минуту.

В данной статье будет представлена информация для бухгалтеров и специалистов по кадровому делопроизводству о способах организации процесса учета трудовых книжек. Также будет рассмотрена ответственность лица, занимающего должность, за нарушения правил хранения, учета и ведения трудовых книжек и их вкладышей.

Где и кем ведется учет

Документ, устанавливающий правила хранения и учета трудовых книжек, содержит пункт 40 (правило 225), согласно которому организация обязана создать и поддерживать два отдельных документа для учета трудовых книжек, а также бланков трудовой книжки и вкладышей в нее.

• Специальная книга используется для учета бланков трудовой книжки и соответствующих вкладышей, в которой отражаются все движения.
• Документация содержит информацию о перемещении трудовых книжек и соответствующих вкладышей.

Бухгалтер отслеживает финансовые операции в организации, регистрируя данные о получении и использовании бланков трудовых книжек. Каждый бланк должен иметь уникальную серию и номер.

Отдел кадров компании ответственен за учет движения трудовых книжек и вкладышей в них. Они занимаются сбором и оформлением трудовых книжек для новых сотрудников при их поступлении на работу, а также отслеживают выдачу новых книжек уже действующим сотрудникам. Каждый документ, включая серию и номер, фиксируется в специальной книге учета. При увольнении сотрудник возвращает трудовую книжку и оставляет свою подпись в соответствующей книге учета движения.

Поэтому оба документа удостоверяются подписью главы предприятия, нумеруются, связываются и опечатываются печатью.

С 2018 года в России запланировано провести процесс перевода трудовых книжек в цифровой формат. Этот важный проект находится в стадии активной разработки Минтрудом России. В начальной фазе внедрения электронных трудовых книжек бумажная версия документа будет продолжать использоваться. На данный момент любой гражданин с подтвержденной учетной записью в Единой системе идентификации и аутентификации может ознакомиться с информацией о своем трудовом стаже в личном кабинете на официальном портале Пенсионного фонда России.

Печати в трудовой книжке: когда и где нужно ставить

Для предприятий, зарегистрированных как ООО или ОАО, наличие печати не обязательно, за исключением определенных случаев, указанных в законодательстве. Таким образом, компания может самостоятельно решить, иметь ли у нее печать или нет (ФЗ-82 от 06.04.2015 вносит изменения в эту ситуацию). В случае наличия печати, это должно быть отражено в уставе.

Из-за изменения требований к наличию печати у юридических лиц, Минтруд России выдал приказ № 589н от 31.10.16, содержащий информацию о случаях и местах, где необходимо использовать печать, если она присутствует.

• При оформлении записи о новом сотруднике в начале трудовой книжки (на первой странице);
• При завершении информационного документа об учете приходов и расходов, а также движении трудовых книжек и прилагаемых к ним вкладышей, необходимо указать следующие данные: количество страниц в документе, ФИО руководителя, дату завершения и номер пломбы, использованной для печати.
• По окончании работы сотрудника требуется заверить все записи и изменения, внесенные в его трудовую книжку за время работы в компании.
• Если организация не использует печать, все записи в трудовой книжке могут быть подтверждены подписью руководителя компании или другого ответственного лица, ответственного за ведение трудовых книжек в организации.

Бланки трудовых книжек и вкладышей

Для того чтобы сохранить документы в строгом порядке, такие как трудовая книжка и её вкладыши, необходимо выделить им соответствующее место для хранения. Эти документы выдаются только по запросу и требуют особого внимания и правильного оформления. Согласно законодательству, работодатель обязан внести запись в трудовую книжку работника в течение 5 дней с момента начала трудовой деятельности. Для предотвращения возможных проблем с отсутствием бланков трудовой книжки, рекомендуется заранее иметь их в наличии. Ведь за 5 дней не всегда возможно приобрести новые бланки в случае необходимости. Стоимость бланков учитывается как расходы организации и отражается в бухгалтерском учете счетами Д-т 20, 26, 44 и К-т 60 и т.д.

Иногда случается, что работник получает трудовую книжку совершенно бесплатно, при этом все расходы на ее оформление и оплату несет работодатель, только в тех случаях, которые предусмотрены законом.

• Работодатели могут столкнуться с потерей или массовой утратой трудовых книжек из-за чрезвычайных ситуаций, таких как стихийные бедствия, различные катастрофы (включая экологические и техногенные) и массовые беспорядки.
• Работодатель, наносящий умышленный вред трудовой книжке, или допускающий ошибки при ее заполнении или вкладыше, может быть привлечен к ответственности.

Во всех остальных случаях работник должен оплатить трудовую книжку в размере затрат на ее приобретение с учетом НДС (согласно Пункту 47, правила №225). Он может внести данную сумму в кассу организации либо сделать вычет из своей заработной платы, предоставив соответствующее заявление.

• Деньги, внесенные в кассу в качестве дохода от реализации другого имущества, учитываются на счете 91, подсчет 1 «Другие доходы, связанные со счетом 73» и «Расчеты с сотрудниками по другим операциям».
• Сумма, вычтенная из заработной платы работника (при наличии соответствующего заявления), отражается как доход от продажи другого имущества на счете 91, подсчете 1 «Прочие доходы», по счету 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда».

Изначально сделка проведения счета 50 была осуществлена служащим в целях учета платы за трудовую книжку. Последующая операция, при которой был дебетован счет 73 (70) и кредитован счет 91-1, была направлена на учет полученной выручки от продажи трудовой книжки. Последняя проводка, с дебетом счета 91-2 и кредитом счета 68 (НДС), была выполнена для учета уплаченного налога на добавленную стоимость при приобретении трудовой книжки.

Ответственность за нарушение правил по ведению трудовых книжек

Прежде всего, обязанность по организации процесса ведения, учета, хранения и выдачи трудовых книжек и их вкладышей лежит на работодателе. Для этого необходимо выдать приказ или распоряжение, подписанное работодателем, в котором четко определены сотрудники, ответственные за выполнение этих функций.

В случае нарушения установленного порядка ведения и хранения трудовых книжек, сотрудники несут юридическую ответственность в соответствии с законодательством Российской Федерации за нарушение норм, изложенных в трудовом кодексе РФ или других документах. В качестве меры предупреждения или штрафа, для частных предпринимателей устанавливается сумма от 1 000 до 5 000 рублей, а для организаций с ООО и ОАО – от 30 000 до 50 000 рублей.

Правила хранения трудовых книжек: как сделать правильно

Одним из обязательств работодателя является ведение и сохранение трудовых книжек в организации. Особые требования установлены только для физических лиц. Однако, с внедрением электронных трудовых книжек ситуация изменится полностью.

Важные моменты в кратком виде: 5 пунктов

1. Для заполнения трудовых книжек следует использовать перо и писать слова полностью, без сокращений.
2. Специализированные поставщики распространяют бланки, которые изготавливаются ГОЗНАКом.
3. Работодатель обязан хранить трудовые книжки в специальных условиях.
4. Ответственность за сохранность несет определенное лицо, назначенное на конкретную должность.
5. При удаленной работе сотрудника и организации можно договориться о хранении трудовой книжки у сотрудника.

Правильный способ заполнения

Правила ведения и хранения трудовых книжек, а также заполнения их записей четко определены в постановлении Минтруда России от 10.10.2003 № 69. Заполнять книжки можно только от руки, используя черную, синюю или фиолетовую ручку — использование карандаша или маркера запрещено. Все слова следует писать полностью, без сокращений. Трудовая книжка должна содержать следующую информацию:

• Вся необходимая информация о сотруднике, включая полное имя и фамилию, дату рождения, уровень образования, а также специальность или профессию, будет указана в титульном листе, который должен быть заполнен в определенную дату.
• Вся информация о приеме на работу, внутренних перестановках, возможном выполнении дополнительной работы, в том числе внешних проектах, а также об увольнении, будет отражена в трудовой книжке сотрудника.
• Информация о полученных наградах также будет занесена в трудовую книжку.

Кому требуется бланк трудовой книжки

Информация о кадровом составе, содержащаяся в личных документах, является обязательной и покупается работодателями. Порядок получения этих бланков определен в приказе № 117н от 22.12.2003 года, изданном Министерством финансов. В соответствии с этим документом, единственным организацией, имеющей право на производство бланков, является Государственный универсальный знак качества (ГОЗНАК) Министерства финансов Российской Федерации. Поставлять бланки пользователям могут только специализированные дистрибьюторы, согласованные с ГОЗНАКом.

В случае отсутствия у человека трудовой книжки, ему выдается бланк без заполнения, а в случае полного заполнения — бланк вкладыша.

Затраты на бумажные формы учитываются в расходах организации: Дебет 20, 26, 44 Кредит 60. Стоимость бумажного документа, выдаваемого сотруднику:

• Организация может компенсировать эту сумму, внесшее ее в кассу.
• Сокращается сумма, удерживаемая с заработной платы работника.

Как правильно хранить трудовую книжку

В соответствии с требованиями, установленными Правительством РФ в постановлении от 16.04.2003 № 225, работодатели должны соблюдать правила хранения и ведения трудовых книжек. Документ устанавливает положения, касающиеся не только пустых страниц и бланков, но и всех имеющихся в наличии кадровых документов.

Для сохранения информации ведут специальные журналы учета.

Бланк	Действующие письменные материалы
Наименование документа для регистрации	Книга учета доходов и расходов	денежных средств в организации является неотъемлемым инструментом для контроля и управления финансами. В ней отражаются все поступления и расходы, что позволяет отслеживать состояние финансовой деятельности организации. Кроме того, книга учета движения денежных средств является основой для составления отчетности и анализа финансовых показателей. Благодаря ей руководители могут принимать обоснованные решения, оптимизировать расходы и планировать будущую деятельность компании.
Где установлена формальность	Приложение № 2 к утверждению Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации от 10.10.2003 года.	Приложение 3 к постановлению Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации от 10 октября 2003 года номер 69.
тайны в глубине своего сердца?	Бухгалтерия	управление персоналом
мои личные вещи, чтобы они были в безопасности и всегда под рукой?	В условиях, обеспечивающих сохранность документов, таких как бумага, можно применять различные методы: хранение в сейфе, запирающемся шкафу или специально отведенном помещении.

Как выбрать ответственного за хранение трудовых книжек

Согласно пункту 45 инструкции, компания несет ответственность за сохранность всех документов работников и должна поручить эту задачу определенному сотруднику. Назначение ответственного лица проводится с помощью специального приказа. Законодательством не установлены конкретные требования к форме такого приказа, но он должен быть разработан на официальном бланке организации и содержать полный перечень обязанностей, которые связаны с ведением и хранением кадровых документов. Инструкция также предусматривает подробные указания по заполнению и хранению трудовых книжек, а также отмечает, что ответственное лицо несет административную ответственность за нарушение всех правил обращения с документами, касающимися работников.

Как корректно составить документ об утверждении лица, отвечающего за трудовые книжки

Возможно ли хранить трудовую книжку у сотрудника

Ответ на этот вопрос зависит от вида работодателя. Согласно законодательству, работодатель обязан сохранять трудовую книжку сотрудника. В случае если работодателем выступает физическое лицо, то книжка может храниться у самого сотрудника. В соответствии со статьей 66 Трудового кодекса России, физическое лицо не обязано вести кадровую документацию.

При работе на удаленной основе, работодатель и сотрудник могут согласовать неофициальное хранение трудовой документации. Это регулируется статьей 312.2 Трудового кодекса РФ.

Как долго хранить документы в организации

Если сотрудник увольняется из организации, то ему обязательно выдают все кадровые документы. В случае, если эти документы больше не требуются или умерший сотрудник и его родственники не забрали их, работодатель обязан сохранить их у себя. Срок хранения трудовых книжек определен в пункте 449 приказа Росархива от 20.12.2019 г. № 236. Если документы завершены до 01.01.2003 года, то они подлежат хранению в течение 75 лет. В случае же завершения документов после указанной даты, их срок хранения составляет 50 лет.

Важно знать, сколько времени нужно сохранять трудовые договоры уволенных сотрудников.

Как правильно уничтожить трудовую книжку

Согласно утвержденным правилам № 225, заполненные бланки, которые были повреждены, должны быть уничтожены. Поскольку это документ строгой отчетности, перед непосредственным уничтожением необходимо правильно их списать. Для этого необходимо составить акт, в котором перечислить номера всех бланков, подлежащих уничтожению, и внести в него вырезанные номера. Акт не имеет строго установленной формы.

Сотрудники отдела кадров и бухгалтерии работодателя должны подписать документ.

После проведения процедуры официального вывода на бумагу, документы подлежат физическому уничтожению.

• воспользуйтесь услугами специализированной компании, наем которой был проведен;
• Существуют два способа уничтожения документов: с помощью шредера или сжиганием.

Электронные трудовые книжки: новая форма хранения

С 2020 года в Российской Федерации был запущен новый вид документов — электронные трудовые книжки. Они заменяют привычные бумажные документы, предлагая цифровую альтернативу. Теперь информация о каждом сотруднике вносится работодателем в базу данных Пенсионного фонда РФ через онлайн-кабинет. Каждый работник вправе проверить свои данные в личном кабинете на сайте ПФР или запросить электронную выписку из трудовой книжки у работодателя.

За прошедший год сотрудники выбирали между электронным и бумажным форматом трудовых книжек, но в некоторых случаях информация дублировалась в обоих форматах.

Когда сотрудник переходит на электронный обмен документами, работодатель выдает ему печатную версию, и больше не несет ответственности за сохранение трудовых книжек, выданных в бумажном виде.

Сотрудник обязан хранить бумажные документы, даже если он полностью перешел на использование электронных книг. Вся информация в них имеет юридическую значимость.

Инструкция для кадровика: как вести и хранить трудовые книжки с 1 сентября 2021 года

Приказ Министерства труда и социальной защиты России № 320н от 19 мая 2021 года устанавливает новую форму трудовой книжки и новый порядок ее ведения и хранения. Новые правила начнут действовать с 1 сентября текущего года и будут действовать до 2027 года.

Было совершено пятьдесят пять тысяч открытий

19 мая 2021 года был принят Приказ Министерства труда и социальной защиты России № 320н, который устанавливает новую форму трудовой книжки и новый порядок ее ведения и хранения. Новые правила начнут действовать с 1 сентября нынешнего года и будут применяться в течение шести лет до 2027 года.

С начала 2020 года произошел переход на использование электронных трудовых книжек, однако печатная трудовая книжка осталась в силе. По данным Пенсионного фонда России, большинство застрахованных лиц предпочли вести печатную трудовую книжку. Таким образом, работодателю все еще необходимо своевременно и правильно вносить записи как в электронную, так и в печатную трудовую книжку.

Поэтому было принято решение Минтруда России обновить бланки Бухгалтерской техники. Также были отменены устаревшие правила по сохранению и хранению трудовых книжек, а также инструкции для их заполнения. С 1 сентября 2021 года будет введен новый порядок ведения и хранения трудовых книжек.

Какие изменения ожидаются в соответствии с новым порядком

Сам бланк БТК был изменен. Новая версия бланка будет состоять из 14 разворотов, а не из 10, как ранее. Количество разворотов для информации о награждении уменьшилось с 10 до 7. На вкладыше с информацией о работе теперь предусмотрено 12 разворотов, вместо предыдущих 9, а для раздела сведений о награждении — 8 разворотов, а не 5, как раньше.

Для признания записи в БТК правильной, необходимо воспользоваться специальными средствами письма — гелевой, шариковой или перьевой ручкой, и выбрать один из цветов чернил: синий, фиолетовый или черный. Важно, чтобы почерк был четким, аккуратным и без ошибок. Необходимо отметить, что использование сокращений при заполнении БТК запрещено. Однако согласно недавним изменениям, допускается ведение записей с применением различных технических средств, а также использование штампов и печатей. Например, можно использовать штамп с общепринятой записью об увольнении по собственному желанию.

В свежих инструкциях установили единый стандарт для указания даты рождения работника и даты заполнения титульного листа БТК — они предписали оставить пустые строки. Кроме того, новыми правилами отменили обязательство заполнения БТК в присутствии нового сотрудника, принятого на работу впервые.

Правила внесения данных об образовании были изменены в соответствии с новым порядком. Уровни образования были приведены в соответствие с действующим законодательством об образовании.

• основное сходство
• Расчетная величина, полученная путем деления суммы всех элементов на их количество;
• среднее профессиональное;
• Высшее образование представлено несколькими уровнями: бакалавриат, специалитет, магистратура и подготовка кадров высшей квалификации.

Отмечается, что неоконченное образование не будет учитываться в трудовой книжке.

При завершении трудового стажа сотрудника, информация о его трудовой деятельности за все годы работы у работодателя будет подтверждаться подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовой книжки, а также печатью (если она есть). Важно отметить, что сейчас допускается использование печати отдела кадров, но подпись работника больше не требуется.

Помимо этого, нововведения дают возможность включить в соглашение между сотрудником и работодателем информацию о дистанционной работе. Такое условие также зафиксировано в Трудовом Кодексе России.

Обязательно учитывайте время выдачи работнику трудовой книжки. Согласно обновленным правилам, теперь трудовая книжка должна быть передана работнику в течение 3 рабочих дней после подачи заявления о предоставлении информации о его трудовой деятельности. Кроме того, в новой версии правил вместо штампа «выдан вкладыш» на вкладыше в трудовой книжке будет отмечена серия и номер вкладыша.

С сентября текущего года перестали действовать формы регистрации бланков трудовых книжек и приложений 2 и 3, утвержденные постановлением Министерства труда от 10 октября 2003 года под номером 69.

Создание стандартных форм для учета бланков трудовой книжки и их вкладышей теперь осуществляется администрацией самостоятельно. Новые формы предназначены для отслеживания движения БТК в соответствии с пунктом 40 Правил, утвержденных приказом Минтруда от 19.05.2021 № 320н. В них обязательно указывается дата приема и номер БТК, а также при увольнении — дата выдачи трудовой книжки и подпись работника, подтверждающая получение БТК. Однако требование скрепления книг сургучной печатью или опломбирования теперь отменено. Достаточно нумерации, прошнуровки и заверения подписью руководителя организации и печатью (если имеется).

Бесплатный вебинар 25 августа

Начиная с 1 сентября 2021 года, вступает в силу новая система организации и хранения данных в трудовых книжках.

Важность времени и адресатов при выдаче новых бланков БТК

Согласно сегодняшним нормам, сотрудникам, начинающим свою трудовую деятельность впервые, не предоставляется выбора, поскольку им необходимо оформить ЭТК в соответствии со статьей 2 Закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ.

Кандидаты, имеющие опыт работы, но отказавшиеся перейти на ЭТК, получат новые бланки БТК.

Те сотрудники, которые потеряли свою трудовую книжку, должны обратиться к последнему работодателю для получения нового бланка БТК. Это требование основано на Приказе Минтруда РФ от 19 мая 2021 г. № 320н. В случае если у работника при поступлении на работу нет трудовой книжки из-за потери или по другим причинам, работодатель обязан выдать новую трудовую книжку по его заявлению в соответствии с частью 5 статьи 65 Трудового кодекса.

Из-за большей юридической значимости Трудового кодекса России по сравнению с актами Правительства и приказами Минтруда, обязательная отправка кандидата к предыдущему работодателю становится рискованной. Если сотрудник обратится с жалобой в Госинспекцию труда и откажется предоставить ему новую Трудовую книжку по его требованию, это может привести к нарушению статьи 65 Трудового кодекса РФ, части 1 статьи 5.27 Кодекса об административных правонарушениях. В таком случае организацию могут оштрафовать на сумму до 50 000 рублей, а должностное лицо, ответственное за выдачу трудовых книжек, — до 5 000 рублей. Кроме того, штраф для компании не исключает наложение личного штрафа на руководителя. Таким образом, общая сумма штрафа может достигнуть 55 000 рублей.

Если вам обратился человек, который ранее работал в вашей компании, отказался от перехода на электронную трудовую книжку и потерял бумажную трудовую книжку, необходимо оформить ему копию трудовой книжки на новом бланке.

Также возможны ситуации, когда придется выдавать копии активным сотрудникам.

• если сотрудник использовал бланк трудовой книжки для получения пенсии и сам потерял его или утрата произошла в Пенсионном фонде;
• если трудовая книжка потеряла целостность (подгорела, разорвана, запачкана);
• По запросу работника, который получил уведомление об увольнении или переводе, позднее они оказались недействительными.

Подводя итог, хочу обратить ваше внимание, что в своем тексте я обсудила лишь наиболее распространенные изменения, не затрагивая другие новшества, описанные на десятках страниц Приказа 302н. Кроме того, нужно помнить, что каждое изменение в законе требует от работодателя анализа и обновления локальных документов в соответствии с действующим законодательством.

Получите консультацию у эксперта по заработной плате

Мы предоставим вам письменный ответ с ссылками на соответствующие законы!

Оставьте заявку на консультацию прямо сейчас!

Укажите ваши контактные данные, и наш специалист свяжется с вами. Первичная консультация бесплатна.

Ирина Тымчук, специалист по заработной плате проекта «Зарплата 360°».

На протяжении долгого времени, более десяти лет, занимается консультированием вопросов, связанных с правильным рассчетом заработной платы.

Ознакомьтесь с другими публикациями автора, доступными на нашем блоге.

• #руководство
• #хранение
• Бумага, которая закрепляет и отражает деятельность работника, и содержит информацию о его занятости, называется трудовым дневником.
• Текст переформулирован с применением русского языка для создания уникальности:
• #Заполнение в определенной последовательности
• Изменения в законодательстве — это процесс, при котором правительство принимает решение вносить поправки в действующие законы или принимать новые нормативные акты. Это может произойти по различным причинам, как изменение общественных потребностей, технологический прогресс или изменение политической обстановки. Изменения в законодательстве проводятся с целью обеспечения более эффективной и справедливой системы правоприменения и защиты интересов граждан. Кроме того, это позволяет учитывать изменения в обществе и адаптироваться к новым вызовам и требованиям времени. При этом важно, чтобы изменения осуществлялись в соответствии с конституционными принципами и с учетом мнения и интересов разнообразных заинтересованных сторон. Поэтому процесс изменения законодательства требует серьезного анализа, обсуждения и экспертного сопровождения. Таким образом, изменение законодательства является неотъемлемой частью развития и усовершенствования правовой системы.
• Оцифрованная запись опыта работы

Меры безопасности при хранении документов сведений о трудовой деятельности коллектива

• Использование ограниченного доступа к хранилищу документации, путем выделения определенных лиц или подразделений, ответственных за управление и доступ к информации.
• Установка систем видеонаблюдения и контроля доступа к помещениям, где хранятся ценные документы, для предотвращения несанкционированного доступа.
• Регулярная инвентаризация и контроль состояния документов с целью своевременного обнаружения утерь или порчи информации.
• Проведение обучения сотрудников, имеющих доступ к документации, по вопросам безопасности хранения и обращения с информацией.
• Разработка и реализация положения об охране документов, включающего в себя правила и порядок хранения информации, а также ответственность за ее сохранность.

Сопутствующие документы для удостоверения трудового стажа

Важно помнить, что кроме основной трудовой книжки, есть ряд дополнительных документов, которые подтверждают трудовой стаж сотрудника. Эти документы необходимо хранить вместе с трудовой книжкой для полной и достоверной информации о рабочем прошлом сотрудника.

• Справки о заработной плате — документы, подтверждающие заработную плату работника за определенный период времени. Эти справки часто используются для подтверждения доходов при рассмотрении кредитных заявок или при получении различных льгот.
• Копии трудовых контрактов — документы, заключенные между работником и работодателем, которые регулируют условия работы, трудовые обязанности и права сторон. Получив копии этих контрактов, можно уяснить полную картину трудовой деятельности сотрудника.
• Свидетельства о повышении квалификации — документы, подтверждающие прохождение сотрудником курсов, тренингов, семинаров и других мероприятий по повышению профессиональных навыков. Эти свидетельства могут быть важными при оценке квалификации и опыта работника.

Важно не только внимательно отнестись к хранению основной трудовой книжки, но и к сопутствующим документам, которые могут быть необходимы для подтверждения трудового стажа и опыта работы сотрудника. Тщательное ведение и аккуратное хранение всех этих документов поможет избежать недоразумений и проблем в будущем.

Безопасность трудовых документов: правила и рекомендации

Сохранение информации о трудовой деятельности сотрудников предприятия — важный и ответственный процесс, требующий особого внимания и заботы. Для обеспечения надежной защиты данных о профессиональной деятельности работников необходимо соблюдать определенные правила и рекомендации.

Прежде всего, необходимо учитывать особенности хранения документов, связанных с трудовой деятельностью сотрудников. Проводя анализ рисков и угроз, следует определить оптимальные меры по обеспечению безопасности и целостности информации. Особое внимание следует уделить контролю доступа к данным и сохранности документов.

Важно также учитывать документы, которые должны сопровождать информацию о трудовой деятельности. Необходимо обеспечить целостность и комплексность информации, предоставленной работникам, включая все необходимые документы и сведения.

Для обеспечения безопасности и целостности данных рекомендуется проводить аудит процесса хранения информации о трудовой деятельности. Оценка эффективности мер по обеспечению безопасности позволит выявить слабые места и улучшить процесс хранения документов.

Как обеспечить надежное хранение документации о трудовой деятельности сотрудников

Один из важнейших аспектов успешного бизнеса — надлежащее хранение всех документов, связанных с работой своих сотрудников. Эти документы не только хранятся в соответствии с законодательством, но и обеспечивают безопасность и конфиденциальность информации о трудовой деятельности сотрудников.

1. Резервное копирование

Для обеспечения сохранности документации о трудовой деятельности сотрудников следует регулярно создавать резервные копии данных. Это позволит избежать потери информации в случае аварийной ситуации.

2. Использование ограниченного доступа

Для обеспечения конфиденциальности информации о трудовой деятельности сотрудников необходимо использовать систему ограниченного доступа к документам. Только авторизованные сотрудники должны иметь доступ к этим данным.

3. Мониторинг доступа

Для предотвращения несанкционированного доступа к документации о трудовой деятельности сотрудников следует регулярно проводить мониторинг доступа к этим данным. Это позволит своевременно выявить и предотвратить возможные угрозы безопасности.